Qué es un webinar y cómo funciona

Una aclaración antes de empezar: esta publicación, explica conceptualmente el uso de los webinars para situaciones que ni te imaginabas.

Pero es solo con la intención de que, al menos sepas qué, como afiliado, puedes hacer mucho más que solo suponer que un webinar,  es hablar frente a una webcam. Los aspectos técnicos de un webinar, se explicarán en futuras publicaciones.

Hagamos un pequeño ejercicio de retro futurismo. Es decir: viajemos al pasado, para conocer como imaginaban, desde ese pasado, cómo sería el futuro. O sea, nuestro actual presente.

Por suerte no hay que viajar muy lejos. Para aquellos que ya peinamos algunas canas, había programas infantiles como Los Supersónicos que ya lo representaban

Y según Wikipedia:

Hace unos años, tal vez habrías pensado en un seminario web como la base para uno de esos comerciales de «Lo que la tecnología nos ofrecerá en el futuro».

Si alguien te hubiera dicho que podías usar tu computadora como dispositivo de comunicación, es posible que te hayas sorprendido un poco.

Pero si alguien te hubiera dicho que podías hacerlo desde un teléfono, habrías pensado que estaban locos. No era algo que sucedería pronto. Y, sin embargo, cada día, más y más afiliados, organizan algún tipo de seminario web.

Casi cualquier reunión que solía celebrarse en un lugar físico, ahora se lleva adelante como un seminario web. Aunque, el hecho de que tengas la tecnología a tu disposición no significa que puedas realizar un gran seminario web sin hacer el trabajo necesario.

Al igual que las reuniones en el mundo físico, si no las planificas bien, le darás a tu audiencia más oportunidad de querer ver la parte interna de sus párpados, que de querer conocer tu mensaje. Peor aún, en una reunión física, es poco probable que los asistentes salgan si se aburren, pero en un seminario web, es fácil para ellos cerrar sesión.

Por el contrario, si lo haces bien, se quedarán durante toda la sesión, y no solo regresarán para la siguiente, sino que también les contarán a sus amigos y colegas sobre la experiencia. La intención de esta publicación es «conectar los puntos» para que esto último suceda.

Los seminarios web son un tipo de reunión que les permite a las personas, asistir desde casa u oficina, en cualquier lugar con acceso a Internet. ¿A quién no le gusta ese tipo de reunión?

Si le pidieras a alguien que describiera su tipo de reunión favorita, además de la obvia: ninguna, generalmente elegirán las que sean más cómodas para ellos.

¿Con qué frecuencia son cómodas esas sillas de oficina de tipo industrial, especialmente cuando estás sentado en ellas durante más de una hora? Casi nunca, es una respuesta muy probable.

Pero cuando permites que tu audiencia cambie algún salón poco agradable, por la comodidad de su hogar, oficina o en el camino, los tienes relajados y atentos a escuchar tu mensaje.

Es por eso que los seminarios web son tan fantásticos. Te permiten celebrar una reunión desde una ubicación remota a la que los participantes pueden unirse desde su propia computadora, Tablet o smartphone.

Después de todo, los participantes no solo se sienten cómodos y menos estresados (convengamos que los desplazamientos y los viajes pasan factura), sino que también puedes agregar alguna tecnología genial como presentaciones de video y diapositivas.

Sí, el seminario web ha cambiado el tipo de reunión. Al igual que el teléfono, que hizo que la ubicación de una conversación entre dos personas fuera irrelevante, el seminario web ha hecho lo mismo para las reuniones tradicionales.

Combina esa idea con gráficos, videos, encuestas online, e información valiosa, envíala a miles de personas, y comenzarás a entender el valor de los seminarios web.

Aunque los seminarios web son un concepto relativamente nuevo, muchas personas al menos han oído hablar de ellos. Pero que puedan describir con precisión uno, es otra historia.

Básicamente, un seminario web es una comunicación entre dos o más personas a través de Internet que utiliza audio, video y tecnologías interactivas. Aunque con algunas, pocas,  similitudes con un «Vivo de Instagram», un «stream en Twitch», una transmisión «en vivo por YouTube», o tan diferente como una gran reunión en una sala de conferencias pública, el webinar se lleva a cabo dondequiera que se encuentren los participantes.

Entonces, aunque el anfitrión resida en un lugar, los asistentes pueden participar desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet. De alguna manera, un seminario web es como una video conferencia con esteroides, pero al mismo tiempo, es muy diferente.

Comparar un seminario web con una video conferencia, comparte la misma lógica que pensar que un BMW Isetta de 1952, hace lo mismo que un BMW Serie 7 de 2020. Claro, esencialmente, ambos te llevarán desde el punto A al punto B, al fin y al cabo, para eso se crearon, pero uno claramente ofrece más comodidad, eficiencia y estilo.

A menos que seas un aficionado a los autos antiguos, el BMW Serie 7 parece la opción más lógica. Y también lo es el webinar.

Una de las razones por las que un seminario web es mejor que una video conferencia es su capacidad para ir más allá de la comunicación al incorporar un componente visual interactivo a la reunión.

A veces, ese componente es tan simple como unas pocas diapositivas con títulos o gráficos circulares, pero a veces, es una presentación de PowerPoint con video y encuestas interactivas donde todos los participantes pueden responder y ver en directo las interacciones de los demás.

Agrega chat en vivo y micrófonos del lado del usuario, y habrás creado una situación en la que los participantes pueden comunicarse entre sí, así como con el moderador. Las producciones más elaboradas incluyen hasta un panel de moderadores.

Estos son los conceptos básicos de cómo funcionan los seminarios web. Similares en algunos aspectos a una reunión física: tanto las reuniones físicas como los seminarios web reúnen a grupos grandes para una discusión de temas, pero con el seminario web, los asistentes no están todos en la misma sala y pueden ubicarse en cualquier lugar.

Cada uno tiene su propia estructura: como cualquier tipo de reunión, los seminarios web varían mucho, pero también comparten un hilo común con un espacio de reunión físico. Ambos usan un moderador que explica la agenda, configura la presentación de las diapositivas y comparten otro contenido apropiado con la audiencia. Por supuesto, con un seminario web, no importa dónde se encuentre la audiencia.

También cuentas con ayudas de audio y visuales: El audio y el video se comparten a través de Internet a través de una de los tantos softwares disponibles para seminarios web. El audio generalmente se transmite a través de la computadora de cada participante. Para participar, necesitas una computadora con altavoces y conexión a Internet.

Ahora que sabes lo que es un seminario web, quiero explicar lo que no es, en comparación con una tecnología similar. Por ejemplo, muchas personas piensan que es lo mismo que un evento por streaming, o transmisión en directo. Un evento transmitido comparte más en común con una transmisión de televisión en vivo, que con un seminario web.

En el mundo físico, nunca confundirías asistir a una reunión de la escuela de tu hijo con ir a un club de comedia, ni pensarías que ir al cine es lo mismo que ver una película en Netflix. Esto se debe a que algunos de estos ejemplos proporcionan interacción, y algunos de ellos no.

Aquí hay algunas comparaciones válidas sobre lo que un seminario web no es:

Porque todo el mundo recibe algo valioso de ello, y los participantes se sienten bastante cómodos con el formato y con el proceso. Esto se debe a que los seminarios web ofrecen una agradable combinación de tecnología y conveniencia.

Además del potencial de llegar a una gran audiencia, el seminario web puede permitir que cada participante tenga una voz en la reunión o sesión.

Ese tipo de participación rara vez funciona en una sala de conferencias, y casi nunca lo hace en un espacio grande. Por ejemplo, algunas personas son tímidas cuando se trata de hablar en una sala de conferencias, al igual que otras acaparan el momento con preguntas y comentarios.

Y cuando la reunión es en un espacio grande como un salón de exposición, pocas personas, con la excepción de las sentadas en el frente, son elegidas para responder una pregunta, por lo que la mayoría de las personas se pierden entre la multitud.

Aquí hay algunas otras razones por las que los seminarios web funcionan para los afiliados:

Y los participantes también cosechan los beneficios:

Las mejores cosas de la vida son gratuitas, pero los seminarios web generalmente no son una de ellas. Los costos para facilitar un seminario web pueden variar de gratuitos a costosos, pero incluso los "gratuitos" tienen algunos costos operativos involucrados.

Algunos proveedores cobran una tarifa plana mensual, pero es una buena idea investigar un poco y encontrar el proveedor y el plan que mejor se adapten a tus necesidades y presupuesto.

Aun así, el uso de una poderosa herramienta de comunicación para llegar a las personas ahorra más que el combustible o el tiempo que las personas pasan dentro de un vehículo.

Estos ahorros directos e indirectos incluyen:

Antes de que existieran las empresas del tipo Netflix, o HBO, y demás, e incluso, antes de la televisión por cable, cuando las personas estaban viendo a un político en la televisión pronunciando un discurso, estaban entre una audiencia de millones que recibían información sobre algo relacionado con el país.

Dejando a un lado sus sentimientos políticos, y la molestia de no poder ver su programa favorito, era una forma efectiva de hacerle saber al pueblo lo que estaba pasando.

Pero esa lógica cambio por completo. La comunicación bidireccional permite que el presentador y el participante intercambien información al brindar la oportunidad de hacer preguntas o participar.

Aunque los participantes no pueden simplemente empezar a hacer preguntas en cualquier momento, al menos tienen la oportunidad de participar utilizando una variedad de métodos. Al permitir que todos participen a pesar de su ubicación, los seminarios web conducen a una experiencia de reunión más efectiva.

Aquí hay algunos medios para comunicarse que van más allá de lo que tú, como participante, ves en pantalla:

A medida que más afiliados se dan cuenta del valor de que los usuarios no tengan que ir a un salón, el seminario web se convierte en una gran cosa más, relacionada con el teletrabajo.

Los seminarios web proporcionan la confluencia perfecta de poder hacer tu trabajo como afiliado desde casa, mientras que al mismo tiempo brindas la capacidad de dirigir una reunión a la que, no hace mucho tiempo, las personas hubieran tenido que viajar.

Los seminarios web permiten al participante tomar un papel activo en la reunión, haciendo de todo, desde escuchar la reunión hasta ser un colaborador (responder a encuestas, hacer preguntas, chatear), todo desde la comodidad de la oficina o en su casa.

Aquí algunos otros beneficios:

Enfréntalo. La vida sucede, y a veces las personas se pierden eventos importantes. Pero con los seminarios web, el participante, no necesitará confiar en un colega para averiguar qué sucedió.

Cualquiera que haya jugado alguna vez al «Teléfono descompuesto» sabe que la información después de uno o dos interlocutores, se modifica respecto del mensaje original, y se pierde el sentido original de la emisión. Los seminarios web son diferentes.

Digamos que la persona se perdió el seminario web. En lugar de preguntarle a un amigo, compañero de trabajo o participant,e qué sucedió, simplemente puede verlo más tarde. Mira, los seminarios web a menudo se graban, lo que permite a los espectadores verlos a solicitud desde el sitio web del anfitrión.

Piensa en ello como una transmisión a través de Internet. Incluso si lo has visto antes, ver la versión grabada nuevamente te permite detener, pausar y rebobinar a tu propio ritmo.

Aquí hay algunas otras cosas a considerar:

Una reunión física, ya sabes, una que se lleva a cabo en una sala de conferencias, todavía requiere un grupo de personas para que suceda. Si no quieres ponerte de pie y gritar a los demás para que todos puedan oír, necesitas un equipo básico.

A veces todo lo que necesitas son sillas, un podio para el orador y un micrófono para transformar una sala llena de gente en una reunión. Otras veces, se necesita un poco más. Lo mismo ocurre con el seminario web. Requiere algunos equipos electrónicos y técnicos para que funcione.

Aunque cada seminario web varía, todos ellos necesitan las herramientas adecuadas, incluidas computadoras, software y una conexión a Internet para transmitir. Del lado del participante, la persona necesita el link adecuado para acceder al seminario web y a un dispositivo habilitado para la web.

Eso cubre mucho terreno, y en sucesivas publicaciones te iré dando más detalles. La receta para un seminario web exitoso tiene mucho en común con la preparación de una buena comida: ambos dependen de los mejores ingredientes.

Muchas computadoras más nuevas, aun las más básicas, pueden manejar los requisitos mínimos de un seminario web. Tanto los sistemas operativos Windows, Linux, como las Mac más nuevas funcionan bien.

Cuando se trata de unidades y sistemas operativos más antiguos, consulta con tu proveedor de software de seminarios web para determinar los requisitos mínimos adecuados para tu seminario web.

En su mayor parte, la aplicación que ejecuta tu seminario web está asociada con un proveedor y nivel de servicio. También conocido como software de seminario web, el software es el corazón y el alma de la operación.

Tómate el tiempo para encontrar el que funcione mejor para tus necesidades. Muchos servicios ofrecen una variedad de opciones para satisfacer tus necesidades y presupuesto. Hay una curva de aprendizaje y un eventual factor de comodidad con cualquier software.

Selecciona un servicio que se adapte a tus necesidades y presupuesto. Asegúrate de que el proveedor elegido brinde apoyo y capacitación básica. Ten en cuenta lo siguiente al sopesar tus opciones: ¿Por qué necesitas un seminario web? ¿Qué planeas hacer con tu webinar? ¿Es para fines de capacitación, reuniones relacionadas con el trabajo o para comercializar un nuevo producto?

¿Quiénes son tus participantes? ¿Es esto para un público general, o el tema será especializado? Además, si los hubiera ¿asumirás todos los costos o cobrarás a los participantes por asistir?  ¿A cuántas personas quieres llegar? Dependiendo del plan y el tipo de servicio, puedes llegar a cualquier lugar, desde unos pocos participantes a unos pocos miles de participantes.

Los servicios gratuitos son una opción que ofrecen funciones limitadas, incluidos límites en el número de personas en tu seminario web, mientras que los servicios de gama alta admiten decenas de miles de participantes en cada sesión.  ¿Cuál es tu presupuesto? Si con frecuencia deseas conectarte unas pocas personas y no te importa grabar tu seminario web para verlo más tarde, algunos de los planes gratuitos podrían ser suficiente.

Los planes más costosos varían en precio desde unos pocos dólares hasta miles por mes. ¿Quieres un servicio de tarifa plana que lo proporcione todo, o simplemente quieres pagar por lo que necesitas? Por lo general, eso significa pagar por participante, con tiempo, servicios de audio, grabación y demás opciones, que se paga a la carta.

Si una imagen vale más que mil palabras, ¿qué sucede cuando esas imágenes se mueven y transmiten más información? Parece que unos segundos de video pueden sumar muchas palabras.

Pero lo más importante es que la audiencia ve al orador hablando y observa el lenguaje corporal, por lo que nada se pierde en la interpretación. Además, puedes ilustrar ciertos temas con videos convincentes.

Aquí hay algunas formas en que los seminarios web mejoran cuando usan el video:

El video de la cámara web no siempre es halagador, pero es fácil de usar, incluido en la mayoría de las computadoras y es mejor que ningún video.

En el mundo de los webinar, la necesidad de una conexión online rápida parece tan obvia como necesitar aire para respirar o comida para sobrevivir. Esto se debe a que la alta velocidad es vital para tu seminario web, lo que permite que el video y la presentación se reproduzcan sin problemas y no se salten o se detengan al azar.

La difusión de estos materiales requiere una cantidad significativa de ancho de banda. Eso significa que la conexión tiene que dejar pasar mucha información a través de ella sin problemas. Los proveedores de cable, DSL y satélite ofrecen módems más rápidos, como se ve en la imágen, para satisfacer tu necesidad de velocidad.

Pero alta velocidad es un término relativo. Algunas conexiones son claramente más rápidas que otras. Es por eso que debes considerar el lado más lento de la conexión. Eso significa que debes ser consciente del tamaño de la imagen, la calidad del video y el ritmo del programa.

Estos dispositivos de tamaño reducido, les permiten a los usuarios leer libros y consultar el correo electrónico y también pueden conectarlos al último seminario web. Gracias a sus pantallas táctiles, pueden participar fácilmente mientras están en movimiento. Incluso pueden conectar de forma inalámbrica un teclado para darles un mayor control sobre lo que necesitan decir o hacer.

Estos dispositivos incluyen:

Digamos que te has registrado en uno de esos sitios de seminarios web gratuitos para celebrar una reunión para diez o doce personas, sabiendo que hay una buena posibilidad de que hagas de todo, desde moderar la discusión hasta responder preguntas después.

Tal vez te guste usar diferentes sombreros: desde el productor hasta el presentador. Aunque ese tipo de multitarea está bien en un nivel más pequeño, no es práctico a medida que comienzas a llegar a un público más amplio.

Los seminarios web sofisticados simplemente requieren un equipo de personas más grande.

¿Qué tan grande? El tamaño de tu seminario web depende de tus necesidades, presupuesto y alcance previsto, por lo que dictan el tamaño de tu equipo. En los siguientes párrafos, echo un vistazo a cada papel en la producción de un seminario web, con la idea de que la mayoría de las veces, no todas las cabezas usen el mismo sombrero.

También descrito como moderador y anfitrión, el presentador proporciona una cara, y a veces más apropiadamente, una voz, al seminario web. Piensa en este papel como una combinación del presentador de programas de entretenimiento, un cura dando misa a sus fieles y tu maestra de la escuela primaria.

Eso significa que la proporción de entretenimiento a información varía, dependiendo tanto del tema como del presentador.

A veces, la persona en este papel claramente suena como un experto y actúa como la principal fuente de información. Otras veces, el anfitrión presenta temas y a varios oradores. Además de actuar como maestro de ceremonias, el presentador también crea anotaciones, resalta áreas importantes y crea marcas en la pantalla para ayudar a transmitir el punto a la audiencia.

La capacidad de entretener y, al mismo tiempo, liderar, inspirar y motivar a la audiencia es una cualidad bastante positiva para este papel. Independientemente de cómo lo llames, el arte de este trabajo es pasar por el programa con una precisión impecable. Algunos seminarios web a gran escala incluyen varios presentadores, generalmente con uno que asume el papel de presentador principal.

Un productor es la persona que toma todas las diferentes piezas y las hace trabajar juntas. A veces es la misma persona la que presenta el espectáculo. Otras veces, el productor es el jefe de un gran equipo. Básicamente, el productor tiene una mano en todo, desde la planificación del seminario web hasta asegurarse de que todos sus aspectos funcionen sin problemas. Eso incluye administrar la producción desde el inicio hasta presentarla a una audiencia.

A veces, el equilibrio entre los humanos y la tecnología requiere algunos empujones. En realidad, solo hacer que los humanos hagan algo también requiere empujones. Si el seminario web fuera un programa de televisión, el director se aseguraría de que todos estuvieran en su lugar durante todo el rodaje.

Hacen lo mismo para un seminario web, al menos hasta cierta capacidad. Tener un director es esencial para las producciones a gran escala, especialmente con una fusión de segmentos, tecnologías y personas. Recuerda, si hay una falla, la audiencia no siempre es lo suficientemente paciente como para quedarse.

Una de las cosas que separan un webinar de una transmisión de video, es su estructura, y gran parte de eso proviene de trabajar con un buen guion creado por un escritor experto. La buena escritura es también el secreto para energizar a la audiencia a medida que entreteje cuidadosamente los temas principales en el programa al tiempo que proporciona un toque de teatralidad. Todo comienza con un buen guion.

Un director de escena controla lo que sucede en el set, o cerca de él, asegurándose de que todo esté en el lugar correcto y que todo salga según lo planeado. Eso va más allá de decirle a la gente que apague sus teléfonos celulares. Para las producciones a gran escala, el papel del director de escena se basa en asegurarse de que todos y todo esté en el lugar correcto, lo cual es esencial cuando se trata de un panel moderado.

El director técnico (TD) se asegura de que todos los aspectos técnicos se realicen sin problemas. Lo más probable es que el director técnico se ocupe del video, especialmente en aquellas configuraciones de cámara múltiples utilizadas para eventos a gran escala, como un seminario web que utiliza el formato de entrevista, o tal vez un panel moderado.

Alguien tiene que administrar las diferentes transmisiones de la cámara, por lo que el TD se comunica con cada operador de cámara y cambia el ángulo apropiado para los espectadores. Debido a que un seminario web es en vivo, no hay tiempo para editar, por lo que el director técnico edita sobre la marcha cambiando al ángulo de cámara apropiado.

Este rol difiere de otros seminarios web que incluyen menos video, donde el director técnico también se asegura de que los componentes de audio y video funcionen correctamente. Las responsabilidades incluyen asegurarse de que la conexión del seminario web se mantenga activa, así como monitorear el audio y las cosas relacionadas con la transmisión.

Para seminarios web realmente grandes que tienen una audiencia en vivo, es importante tener a alguien que se centre en la perspectiva de la audiencia, tanto dentro como fuera del sitio. El supervisor de audiencia monitorea a la audiencia y comunica sus problemas e inquietudes con respecto al seminario web.

Además, pueden responder preguntas para el período de preguntas y respuestas. Los asistentes que recorren las redes sociales durante el seminario web en busca de información importante a veces respaldan esta posición.

Cuando se trata de seminarios web muy grandes, es muy posible que un equipo de expertos ocupe todos estos roles individualmente, dependiendo del tamaño, el formato y el alcance previsto de la audiencia.

Pero la mayoría de las presentaciones requieren solo unas pocas personas para una presentación modesta, y dependiendo de tu confianza, es completamente posible hacerlo todo por tu cuenta. Así que si te tienes confianza, hazlo tu mismo, la tecnología ha evolucionado hasta el punto en que un solo afiliado puede producir rápida y fácilmente un seminario web bastante espectacular en la comodidad de su propio escritorio.

Los seminarios web han creado un verdadero momento de David y Goliat. El recién iniciado, puede llegar técnicamente a la misma audiencia que una corporación multinacional.

Aunque es un campo de juego nivelado, aún se debe informar a las personas sobre el tema de la transmisión por Internet. Ríos de tinta se han dedicado a describrir las técnicas para llegar a una audiencia masiva, pero puedes comenzar con un envío por correo electrónico y utilizando redes sociales como Facebook y Twitter.

Los seminarios web también comparten algunas similitudes con una reunión física, ya que ambos proporcionan un foro para llegar a grandes grupos de personas. Ambas son actuaciones en vivo que hacen de la audiencia una parte importante del proceso.

Y al igual que su contraparte física, los seminarios web vienen en muchos tamaños y estilos. Sin embargo, el seminario web ofrecen algunas ventajas claras que van más allá de hacer que el participante se sienta como si estuviera en un episodio de Los Supersónicos.

¿Qué pasa si iniciaste sesión en un seminario web que explica cómo producir un seminario web? (¿Sería como mirarse en el espejo?) Ahora imagina que, como afiliado, usas este formato para enseñar y capacitar a las personas sobre el producto o servicio que estás promocionando.

Ya sea que seas un afiliado de cualquier nicho, un historiador familiar o una empresa que necesita actualizar a su personal sobre nuevas tecnologías, los seminarios web pueden llegar a una amplia audiencia.

Por qué son efectivos:

La tecnología y el marketing siempre han tenido un matrimonio productivo y esa relación ha tenido una segunda luna de miel con el webinar. Esto se debe a que los afiliados siempre han dependido de reuniones y demostraciones para generar nuevos negocios.

Pero las reuniones tenían un alto costo, especialmente los gastos de viaje y lugar. Eliminar la ubicación de la ecuación los hace asequibles y ahorra tiempo.

Por qué son efectivos:

Si deseas conocer como aumentar la cantidad de leads y prospectos usando el video, lo tienes disponible en esta publicación:

→ Generación de leads y prospectos

El desarrollo del talento incluye la capacitación de nuevos usuarios y el desarrollo de nuevas capacidades para puestos de liderazgo dentro de tu negocio. Además, hoy más que nunca, las organizaciones están cambiando los procedimientos y adaptando nuevas políticas, por lo que es importante que el personal sea consciente de ello.

En cierto sentido, es como el comportamiento organizacional, y eso se ha vuelto esencial tanto para las organizaciones como para el individuo porque proporciona un caldo de cultivo para futuros gerentes y especialistas.

Los seminarios web hacen que este proceso sea más accesible al permitir que las partes interesadas determinen cuándo y dónde participar en cualquier sesión relacionada con el trabajo. A veces eso ocurre mientras están sentados en su escritorio frente a la pantalla de su computadora. Otras veces, en la cinta de correr en el gimnasio y desde su teléfono inteligente.

Por qué son eficaces:

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