Cómo Mejorar la Administración del Tiempo

La administración del tiempo se trata de controlar cómo pasas tu tiempo, para asegurarte de que lo estás usando como realmente quieres:

El tiempo es el mayor igualador: todos tenemos la misma cantidad en un día. No importa quién seas, dónde vivas y qué hagas, vives el mismo ciclo de 24 horas que el resto de las personas. Una persona puede ser más rica que otra, pero eso no le da ni un minuto más, que a la persona más pobre del planeta.

Si ese simple hecho parece un poco desalentador, piénsalo de esta manera: es posible que no tengas el poder de tener más tiempo, pero sí tienes el poder de aprovecharlo al máximo. Puedes tomar tus 365 días al año, 52 semanas, 12 meses, 30 días, 4 semanas, siete días a la semana y 1440 minutos en un día e invertirlos de tal manera que coseches los resultados que buscabas.

De eso se trata esta serie de publicaciones de la administración del tiempo: tomar el control de cómo pasas tu tiempo para asegurarte de que lo estás usando como realmente quieres.

Realmente tienes el control de tu tiempo, aunque no siempre tengas ganas de gestionarlo, incluso si tienes un trabajo que te exige horas extras; incluso si tienes hijos que te mantienen todo el día en movimiento; incluso si tienes sueños y metas que implican desarrollar nuevas habilidades o promover tu educación.

Con todo, descubrir cómo administrar bien tu tiempo es en parte una reestructuración mental y en parte crear un sistema. La administración eficaz del tiempo requiere un poco de introspección, algunos buenos hábitos y habilidades organizativas, y no más que unas muy pocas herramientas logísticas y tácticas.

Pero todos están a tu alcance. Así que, si tienes tiempo, y te aseguro que lo tienes, prepárate para un viaje que seguramente, si no te dará más tiempo, te mostrará cómo aprovechar al máximo las 24 horas de tu día.

Aunque todos tienen la misma cantidad de horas para trabajar cada día, lo que las personas no tienen en cantidades iguales son otros activos valiosos: habilidad, inteligencia, dinero, ambición, energía, pasión, actitud, incluso apariencia.

Todas estas reservas únicas hacen un mejor uso del tiempo. Por lo tanto, cuanto mejor te entiendas a ti mismo, tus fortalezas, debilidades, metas, valores y motivaciones, más fácil será administrar tu tiempo de manera efectiva.

En los párrafos siguientes, observa tus fortalezas y metas, piensa en cuánto vale tu tiempo y observa los patrones personales de energía y comportamiento que afectan tu enfoque a lo largo del día.

Cuando era joven, pensaba que era bueno (…está bien, lo admito, pensaba que era genial…) en un grupo mucho más grande de habilidades, tareas y trabajos de lo que lo hago hoy.

De hecho, cuanto más viejo me hago, más me doy cuenta de que, la lista de las cosas en las que me doy cuenta que no soy bueno, empequeñece a la lista de cosas en las que sí soy bueno.

er conscientemente competente de esas pocas habilidades, sin embargo, me lleva mucho más lejos que ser inconscientemente incompetente, como lo fui una vez.

A pesar de mi pobre expediente académico en la escuela secundaria, como adulto joven, estudié rápidamente lo que necesitaba hacer para tener el mayor éxito en la vida que quería tener. En algún momento, vi la luz y me di cuenta de que necesitaba enfrentarme a lo que tenía que hacer para llegar a donde quería ir.

Primero, hice un balance de mis activos: conté mis fortalezas, habilidades e incluso mis debilidades. Identifiqué cosas en las que necesitaba trabajar y cosas que necesitaba aprovechar.

Fue entonces cuando me di cuenta de que, aunque algunas personas eran más inteligentes, estaban más educadas, tenían más dinero y conocían a personas más influyentes que yo, contaban con exactamente la misma medida de tiempo que cualquier otra persona.

Y si quería salir adelante, dependía de mí aprovechar mi tiempo e invertirlo de tal manera para obtener un mayor rendimiento. Mi disposición a invertir más tiempo para obtener la ventaja, ayudó a igualar el campo de juego para mí, y me ayudó a lograr el éxito que disfruto hoy.

Lo más probable es que en este momento de tu vida, hayas descubierto algunas habilidades a las que llegas de forma natural, o tal vez hayas trabajado duro para adquirirlas.

Tal vez seas un maestro negociador. O un genio con los números. Puedes ser un buen escritor. O puedes ser el mejor orador. Cualesquiera que sean tus fortalezas, desarrollar el puñado que te genere el mayor retorno de tus esfuerzos, impulsándote hacia adelante para alcanzar tus metas, es un curso de acción más productivo que tratar de ser el mejor en todo. Para la mayoría de las personas, estas fortalezas generalmente no suman más de media docena.

Además de identificar tus fortalezas, debes identificar las áreas donde tus habilidades son mediocres. Luego averigua qué tareas son esenciales para alcanzar los objetivos que deseas lograr y desarrolla esas habilidades.

Invierte tiempo en perfeccionar y mantener tus fortalezas, y mejora las debilidades que necesitas superar para alcanzar tus metas. Recuerda: Para tener éxito, debes ser selectivo.

El tiempo es el dinero de tu vida, por lo tanto tu tiempo vale tanto como tu dinero. Malgastar tu precioso tiempo, sin tener una idea de su valor real, es como tirar tus ahorros desde la ventana a los transeúntes.

Al saber cuánto vale tu tiempo, puedes priorizar aquellas tareas que producen el mayor rendimiento, delegando o eliminando aquellas tareas que proporcionan poco o ningún retorno de la inversión de tu tiempo.

Ya sabes cómo es: cuando estás trabajando hacia algo, mantener tu enfoque es mucho más fácil. Una persona puede querer perder peso, por ejemplo, pero tal vez le cuesta seguir una dieta o un plan de ejercicios.

Pero si la boda de su hijo se avecina a tres meses de distancia en su calendario, puede estar más motivada para mantenerse en forma, comiendo menos, comiendo mejor, reduciendo las porciones y haciendo ejercicio.

Tus objetivos y metas pueden servir de inspiración para adoptar buenas habilidades de administración del tiempo. Después de todo, administrar tu tiempo no es realmente un beneficio en sí mismo, pero administrar tu tiempo para que puedas pasar más tiempo haciendo lo que es importante para ti, ya sea que estés ahorrando para una jubilación, para irte de viaje de aventuras o comprar la casa de tus sueños: ese es el verdadero beneficio de la administración del tiempo.

Usar tus aspiraciones para lograr tener éxito en la administración del tiempo, significa que debes identificar tus objetivos y mantenerlos siempre presentes en tu mente. Fijar lo que es más importante para ti puede requerir un poco de búsqueda en tu alma.

Escribe tus metas y objetivos, todos, y sigue estas reglas:

El proceso de búsqueda de objetivos puede ser una experiencia divertida y energizante.

Es importante que entiendas qué es el enfoque y qué significa para ti y tu vida. En esta publicación te doy consejos sobre cómo fortalecer tu capacidad de concentración y que actividades debes llevar a cabo para lograr tus metas:

Cómo establecer metas y objetivos

La mayoría de las personas piensan en el valor de su tiempo en relación con la actividad en el trabajo. El trabajador sabe que gana un salario mínimo por hora. El artista independiente fija sus ingresos por hora trabajada. El masajista cobra por sus servicios en fracciones de media hora y una hora.

Pero para ser verdaderamente consciente del valor de tu tiempo, también debes llevar este concepto a tu vida personal. El valor del tiempo en tu vida personal es al menos tan valioso como tu tiempo de vida laboral. En algunos casos, el tiempo personal no tiene precio.

Uno de los puntos más importantes que debes recordar al leer estas publicaciones de administración del tiempo, es que está bien no poder hacer todo. Lo que es crítico es asegurarse de que las cosas importantes se están haciendo.

Al asignar valor a tu tiempo y usar las habilidades que adquieras al leer estas publicaciones, puedes identificar claramente lo que es importante y tomar decisiones conscientes y sabias.

Por ejemplo, si necesitas ahorrar otros $200 por mes porque deseas contar con un respaldo financiero en caso de tiempos difíciles, puedes determinar que trabajar un turno adicional en el trabajo, puede no compensar la pérdida de tiempo que eso te generará con tu familia, incluso a tiempo completo o medio tiempo.

O si realmente detestas el trabajo hogareño, entonces pagarle a otra persona para que lo haga, puede ser un trato justo por las dos horas adicionales de tiempo haciendo algo que disfrutas.

Los atletas hablan de «entrar en la zona», un estado mental donde los resultados positivos parecen lograrse más fácilmente.

Bueno, estoy aquí para decirte que la zona no es un lugar mágico donde los deseos se hacen realidad. Cualquiera puede entrar en su zona, sin amuletos de la suerte o hechizos. Lo que se necesita es enfoque, un enfoque singular.

Si conoces tus ritmos, cuándo estás más encendido, a qué horas del día estás mejor equipado para realizar ciertas tareas, puedes realizar tus actividades más importantes cuando estés en la zona.

Todos trabajamos a un ritmo único, y reconocer ese ritmo es uno de los descubrimientos personales más valiosos que puedes hacer.

Algunos de los aspectos que debes explorar incluyen los siguientes:

La administración eficaz del tiempo requiere más que una buena intención y autoconocimiento. Para mantener tu tiempo bajo un control cuidadoso, necesitas hacerlo dentro de un marco.

En tu arsenal de municiones de gestión del tiempo, necesitarás aplicar habilidades de organización, tecnología que te ayude a mantenerte en el buen camino y herramientas de planificación que te ayuden a mantener las riendas de tu tiempo, hora a hora, día a día, semana a semana, y así sucesivamente.

Establecer un sistema que puedas replicar es la clave para tener éxito en la administración de tu tiempo. Los sistemas, estándares, estrategias y reglas, protegen tu tiempo y te permiten usarlo para tu mejor ventaja.

Estas habilidades son aplicables, ya sea que seas el CEO de la compañía, un afiliado, tengas un cargo de nivel medio, o un asistente administrativo. No importa tu trabajo o tu entorno de trabajo, la administración del tiempo es de valor universal.

Apegarse a un sistema de programación del tiempo, no puede garantizar que tus días de vacaciones sean más largos, pero al controlar regularmente tus reuniones, citas y obligaciones, reduces tus probabilidades de solapar y programar citas y actividades demasiado cerca. Y al planificar con anticipación, te aseguras de hacer tiempo para todas las cosas importantes primero.

Tales técnicas de administración del tiempo son igualmente aplicables a las otras esferas de tu vida. Hay una razón por la que te aconsejo que cumplas tus compromisos personales primero: tu tiempo personal es digno de protección, y puedes mejorar aún más ese tiempo aplicando principios de gestión del tiempo.

Un buen sistema de administración del tiempo requiere orden y organización. Crear orden en tu mundo ahorra tiempo perdido buscando cosas, desde números de teléfono importantes hasta tus zapatos.

Pero aún más, el orden físico crea orden mental y te ayuda a desempeñarte de manera más eficiente. Sí, tu espacio de trabajo debe estar limpio y ordenado, con papeles y carpetas dispuestos en algún tipo de secuencia que haga que los elementos sean fáciles y rápidos de encontrar.

Tu escritorio debe estar despejado, proporcionando espacio para trabajar. Tus herramientas importantes (teléfono, computadora) deben estar al alcance.

Y tu agenda, por supuesto, debe estar a tu alcance. Incluso tu armario tiene un impacto en tu éxito en la administración del tiempo.

La organización se extiende más allá de tu área de trabajo: no solo debes tener cerca tu computadora, sino que los archivos, documentos e información de contacto en esa computadora también deben tener un acceso rápido.

La computadora almacena tu lista de direcciones, rastrea tu correspondencia y contiene tu calendario y próximas citas. Pero eso es solo el comienzo.

Las videoconferencias de hoy en día significan que puedes celebrar reuniones semanales con tus colegas que viven en el otro lado del mundo sin que nadie tenga que entregar un informe de gastos de viaje.

Los smartphones significan que puedes realizar negocios en donde te encuentres.  De hecho, la tecnología está avanzando a un ritmo tan rápido que es una lucha mantenerse al día con todos los avances.

Demasiadas personas sienten que toda esta estructura es demasiado restrictiva. Piensan que la libertad que buscan con sus horarios y sus vidas está contenida en un entorno más flexible. Temen que establecer una rutina los mantenga envueltos en las cadenas del tiempo.

Sin embargo, la mayoría de las personas pierden demasiado tiempo averiguando cada día individual sobre la marcha. Reaccionan al día en lugar de responder. Reaccionar es una acción refleja que entrega tu agenda a los demás, y que no puede conducir a la libertad. Responder es un acto disciplinado de planificación que determina dónde y cómo invertirás tu tiempo.

Por ejemplo, supongamos que tienes un lugar establecido en tu horario para responder a llamadas telefónicas y problemas. Has establecido la rutina de lidiar con estos problemas en franjas horarias predeterminadas.

Puedes esperar para dar tus respuestas hasta más tarde, cuando estés más tranquilo, más concentrado y en una mentalidad de resolución de problemas, en lugar de reaccionar porque estás lidiando con el problema ahora.

Planificar cómo pasar el tiempo, que a primera vista parece opuesto a la libertad, es el único camino hacia el verdadero dominio del tiempo. Con la rutina correcta vienen la simplicidad, la productividad y la libertad.

Las preguntas «¿qué tengo que hacer hoy?» o «¿cuál es mi agenda para hoy?» nunca suceden. Y cuando sacas el trabajo importante del camino, te liberas para hacer lo que realmente disfrutas.

Si eres un espíritu libre y lo que te estoy sugiriendo te suena a demasiado, comienza con una pequeña rutina.

Pregúntate:

Luego implementa una nueva rutina cada semana. Agregarás más de 50 nuevas actividades a tu agenda en un año de trabajo normal y verás una mejora importante en tu libertad.

Cualquiera puede conquistar la gestión del tiempo, pero no siempre es fácil. Si tu experiencia se parece en algo a la mía, algunos días te sentirás como un Pacman: estás bajo presión y en constante amenaza de ser devorado, mientras corres para llegar hasta la línea de meta.

Pero en lugar de amenazas de enemigos externos, tus oponentes son tus propias deficiencias (habilidades de comunicación deficientes, procrastinación e incapacidad para tomar decisiones sabias y rápidas), compañeros de trabajo y jefes que te hacen perder el tiempo, interrupciones telefónicas y de personas, y reuniones improductivas.

Comunicarse de manera efectiva es una de las mejores maneras de maximizar tu tiempo. Una de las mayores pérdidas de tiempo en las empresas es, para sorpresa de absolutamente nadie, hablar con los compañeros de trabajo.

Pero lo que puede ser una sorpresa es que el abuso no es por las conversaciones acerca de lo que hicieron el fin de semana. Más bien, son las bromas en los informes semanales de estado del personal, las actualizaciones prolongadas de los proyectos que nunca parecen concluir y las presentaciones de ventas que se desvían.

Son todas las reuniones que podrían ser tan breves como 10 minutos, pero de alguna manera toman una hora o más.

A tu disposición, sin embargo, hay un arma increíble para domar estos encuentros de mal comportamiento: tus palabras. Con algunos comentarios hábiles, tienes el poder de llevar estas reuniones a un final productivo.

Las interrupciones se cuelan en tu día de trabajo en todo tipo de maneras insidiosas. Además del molesto compañero de trabajo que entra en tu oficina con la odiosa pregunta «¿Tienes un segundo?» (¡No!), las interrupciones vienen en forma de reuniones improductivas, llamadas telefónicas, conversaciones en otras salas que se desplazan hacia tu oficina y te distraen, incluso los molestos avisos sonoros en tu smartphone indicando que te acaban de mandar otro meme más, el quinto del día, y solo son las 10 am, y que no para de sonar.

Además, están la mayoría de los gerentes que administran mal su tiempo y se interrumpen a sí mismos tratando de hacer demasiado a la vez. Estudio tras estudio confirman que la multitarea no es el estilo de trabajo más efectivo. El flujo se detiene y comienza a interrumpir un proyecto, lo que requiere tiempo de reinicio cada vez que vuelves a la tarea.

A veces, es tentador usar las interrupciones como excusa para posponer un proyecto o una tarea. ¡Qué bueno tener a alguien más a quien culpar por no comenzar!

Y antes de que te des cuenta, has encontrado tantas buenas razones para no hacer algo, que has entrado en la curva de la última hora realmente a las apresuradas y la presión está en su punto máximo.

Digamos que estás escribiendo un libro de 400 páginas y tienes 10 meses para completar el proyecto. Tienes casi un año para terminarlo. Mirando hacia el futuro, tus tareas requieren que completes 40 páginas por mes, poco más de una página al día.

¡Eso es demasiado fácil!

Puedes permitirte posponerlo por un tiempo. Si dejas pasar 3 meses, luego tendrás que escribir 2 páginas por día, 60 al mes. Todavía, sigue siendo factible.

Pero en algún momento, lo factible comienza a transformarse en imposible.

Pero, ¿cuándo? ¿Cuando estás reducido a cuatro meses y presionado para crear 102 páginas por mes? ¿O esperas hasta el último mes y te encuentras luchando para completar casi 15 páginas por día?

La procrastinación tiene muchas causas, pero la mayoría de las razones para procrastinar te dejan con la cabeza llena de problemas.

Una de las cosas más fáciles de posponer es tomar una decisión. Incluso eludir las decisiones más pequeñas puede conducir a un consumo de tiempo gigante.

Piénsalo: te desplazas por tu correo electrónico, ves ese correo que te informa sobre un problema a futuro si no se hace algo ahora, y lo guardas mientras reflexionas sobre él, para responderlo más tarde.

Vuelves a revisarlo varias veces y todavía no puedes comprometerte. Así que recibes más mails del remitente. Para evitar tomar una decisión, haces un par de preguntas, lo que requiere más tiempo y atención.

Para cuando el problema se hace presente, es posible que hayas invertido cinco veces más atención que si lo hubieras manejado de una vez.

Muchos factores crean la confusión y la incertidumbre que te impide tomar decisiones acertadas pero rápidas. A menudo, parte de la lucha es tener demasiadas opciones.

La mayoría de las personas tienen dificultades para elegir un sabor cuando tienen que elegir un helado. Pero todos los días, te ves obligado a tomar decisiones a partir de opciones abundantes como si tuvieras que elegir un sabor en una heladería:

Tener opciones suele ser algo bueno, pero demasiadas opciones son abrumadoras, incluso paralizantes.

A veces, tu familia, amigos y compañeros de trabajo son tu mayor desafío para administrar tu tiempo con éxito:

Sin embargo, a pesar de todos los desafíos que te presentan, estas mismas personas también pueden servir como tus aliados mientras persigues la búsqueda de un mejor uso del tiempo. Conseguir que se sumen y percibirlos como camaradas en objetivos compartidos es una excelente manera de compensar las interrupciones que también inevitablemente traen a la mesa.

Que todo sea trabajo y no tener tiempo para ningún juego, como dicen, significa que algo está torcido con el equilibrio de tu vida.

Reconoce que, aunque tu trabajo y carrera son componentes críticos acerca de quién eres, también son un medio para apoyar aspectos de tu vida que, sospecho, son más importantes: tu vida personal, que incluye a tu familia, tus amigos, tu comunidad y tus actividades sociales y de ocio.

Si te encuentras constantemente dedicando largas horas al trabajo durante meses y meses, algo está fuera de lugar: o no estás administrando tu tiempo de manera efectiva, o algo anda mal con tu trabajo.

Nadie debería dedicar semanas de 70 horas de forma regular. Una semana laboral de 70 horas deja poco tiempo para dormir, recrearse, vivir en familia o relacionarse.

Aun así, recibir el apoyo de los miembros de la familia es fundamental para el éxito. No hay duda de que la familia está antes que el trabajo, pero eso no significa que puedas dejar de trabajar cuando quieras.

Así que mis dos hijos, son mis partidarios, y todos trabajamos juntos para administrar nuestro tiempo para tener más de él juntos.

La mayoría de las personas se encuentran en un entorno de trabajo en el que interactúan regularmente con otros, ya sean compañeros de trabajo, asociaciones empresariales o clientes. La jornada laboral está plagada de oportunidades de interrupción, distracción y pérdida de tiempo.

Además de las llamadas telefónicas, tienes citas de negocios, asociados que te mantienen esperando o reuniones que están desenfocadas y mal administradas.

Mantener el control de tu tiempo en el trabajo requiere que desarrolles algunas formas de administrar reuniones, citas y otras interacciones de trabajo para que sean lo más eficientes y productivas posibles. Existen tácticas probadas para planificar, establecer, dirigir o simplemente asistir a tales reuniones.

Ya sea que inicies la interacción o simplemente seas un participante, puedes tener cierto control sobre la reunión. Ah, pero ¿qué pasa si estás en ventas o en servicio al cliente? En tales posiciones, tomar el control de tu tiempo es un poco más desafiante. Para realizar la venta, debes tomarte todo el tiempo que tu prospecto desee. Y al abordar un problema de servicio, tu objetivo más importante es hacer feliz al cliente.

Pero puedes tener éxito en ventas y servir bien a tus clientes y aun así mantener el control de tu tiempo.

Si tratar de evitar que los compañeros de trabajo afecten tu tiempo productivo es lo suficientemente desafiante; las cosas se vuelven aún más complejas cuando tienes que decirle a tu jefe que no tienes tiempo que perder.

Pero tu superior es a menudo el que te genera más cantidad de desafíos a su manera cuando se trata de usar tu tiempo de la manera más productiva. ¿Cómo lidias con el jefe que espera hasta el último minuto para dejar caer un gran proyecto en tu escritorio que debe hacerse ayer?

Cuando intentas controlar a un jefe que te hace perder el tiempo, debes estar preparado para reunir todos tus poderes de diplomacia. También necesitas ser más directo desde el principio.

Es posible que incluso tengas que hacer uso de algunos de los consejos y herramientas de administración del tiempo de esta publicación y otras que estoy preparando.

Te aconsejo que te suscribas al boletín para recibir más publicaciones sobre cómo lidiar con estas situaciones, cuando esta esté disponible.

Según Earl Nightingale, el decano de la industria del desarrollo personal:

«El éxito es la realización progresiva de una meta o ideal digno»

Su definición no limita el logro a un objetivo fijo, sino que presenta el éxito como un viaje. Como la mayoría de los objetivos, dominar tus habilidades de administración del tiempo no es algo que suceda de la noche a la mañana.

A lo largo del proceso de trabajar para mejorar la forma en que administras tu tiempo, ocasionalmente encontrarás puntos en los que comenzarás a sentirte decepcionado, preguntándote si tus esfuerzos están dando sus frutos.

Cada vez que alcances estos mínimos, y lo harás, recuerda darte crédito por cada paso que des en la dirección correcta. Una excelente manera de mantenerse motivado es vincular el incentivo con la recompensa: en otras palabras, recompénsate a ti mismo.

Por ejemplo, si completas ciertas acciones que se relacionan con tus objetivos, date el viernes por la tarde libre. O disfruta una noche en el sofá con una buena serie o una cena en un restaurante favorito.

Haz lo que sea que sirva como una recompensa tentadora.

de tu semana antes de la fecha límite. Diles a tus hijos que, si pasas los próximos dos días más tiempo en la oficina, todos podrán ir al parque de diversiones el sábado. Te garantizo que esta estrategia es una forma segura de potenciar tu motivación.

Mientras trabajas a través de este difícil pero digno desafío de superación personal, mantén tu mente en el lado positivo y recuerda dos verdades simples:

No importa lo productivo que seas, ya sea que tengas solo un par de cosas que lograr o una pila altísima sobre tu escritorio, o si sales del trabajo a tiempo o te quedas hasta tarde, siempre hay algo que no se hizo.

Así que no me obsesiono con esas cosas que no logro, solo mantengo mis ojos en la meta, priorizo en consecuencia, delego lo que puedo y protejo mis límites con cuidado para que asuma solo lo que sé que puedo manejar, mientras sigo satisfecho con todas las partes de mi vida.

Cuando comiences a frustrarte por el flujo interminable de trabajo que se te presenta, recuérdate a ti mismo que tienes el privilegio de contar con más oportunidades que tiempo, y ese no es un mal lugar para estar.